Mail chia sẻ thông tin. Nếu Lãnh đạo gửi mail chia sẻ thông tin nào đó thì trước tiên bạn hãy cảm ơn và nếu có thể hãy nêu quan điểm của mình về thông tin Lãnh đạo chia sẻ. Ví dụ: “Em cảm ơn Sếp đã chia sẻ! Thông tin rất bổ ích, nó giúp em nhận thức rõ ràng về vấn đề này” hoặc “Em cảm ơn Sếp đã chia sẻ! Em đã đọc bài viết, thực sự nó rất hữu ích với em. Trước khi được Sếp chia sẻ em chưa nhận thức đầy đủ về việc này. Em hy vọng tiếp tục nhận được những chia sẻ quý báu như thế này từ Sếp!”.

Trong phần trước tôi đã giới thiệu về những kỹ năng cơ bản khi sử dụng E-mail. Phần này tôi sẽ tập trung nói về việc sử dụng E-mail trong công việc.

Không nên sử dụng E-mail cá nhân trong công việc
Nếu bạn đang làm việc tại tổ chức thì nên sử dụng E-mail do tổ chức cung cấp. Vì sao phải làm vậy? Có một số lý do cơ bản sau:

Người quản lý của bạn sẽ không vui khi thấy bạn sử dụng E-mail cá nhân cho công việc của tổ chức. Có thể người ta chưa nhắc nhở bạn nhưng bạn nên chủ động để tâm tới điều này. Ngay cả khi bạn sử dụng đồng thời cả E-mail của tổ chức và cá nhân thì cũng không nên để quản lý biết việc đó. Bạn đi làm ở tổ chức thì cần phải toàn tâm toàn ý với tổ chức. Lãnh đạo nào cũng muốn vậy.
Vì lý do bảo mật, một số công ty xây dựng hệ thống E-mail nội bộ để đảm bảo an toàn thông tin thư tín. Mọi E-mail gửi và nhận đều phải chạy qua hệ thống này. Điều này đôi khi gây khó chịu cho bạn vì bị kiểm soát nhưng điều đó sẽ tốt cho bạn vì hệ thống này sẽ giúp ngăn chặn các nguy cơ tiềm ẩn như virus, thư không rõ nguồn gốc…Hơn nữa, đây là quy định của tổ chức nên bạn cần nghiêm túc chấp hành.
Nếu tổ chức không cung cấp E-mail thì bạn không còn sự lựa chọn nào khác là sử dụng E-mail cá nhân. Tuy nhiên, khi sử dụng E-mail cá nhân thì nên tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sử dụng E-mail.

Hãy trả lời E-mail
Đa số những người tôi biết không có thói quen trả lời E-mail hoặc trả lời với nội dung không phù hợp. Nếu bạn cũng như vậy thì hãy thay đổi ngay bây giờ, vì sao?

Việc gửi và nhận E-mail cũng giống như chúng ta đang đối diện giao tiếp với nhau. Bạn hãy hình dung khi đối phương hỏi bạn nhưng không nhận được câu trả lời thì sẽ như thế nào? Khi chúng ta nói chuyện trực tiếp với nhau, đôi khi chỉ một cái nhíu mày hoặc một cái gật đầu cũng đủ để đối phương hiểu bạn đang lắng nghe nhưng E-mail không thể diễn tả cảm xúc trực quan như vậy. Vì thế, bạn hãy trả lời E-mail để đối phương biết chuyện gì đang diễn ra với bạn.
Đặc biệt, bạn nên trả lời E-mail từ Lãnh đạo. Điều này vô cùng quan trọng, với người bình thường bạn có thể viện lý do quên trả lời nhưng với Lãnh đạo thì đừng bao giờ đưa ra những lý do như vậy. Đôi khi, có thể bạn chưa biết phải trả lời mail của Lãnh đạo như thế nào nhưng hãy cải thiện việc này, nghiêm túc đấy! Có thể E-mail Lãnh đạo gửi cho bạn không liên quan tới công việc mà chỉ là chia sẻ một thông tin nào đó thì bạn cũng nên nghĩ cách trả lời.
Cách trả lời E-mail của Lãnh đạo
Như ở trên tôi đã chia sẻ, bạn nên trả lời mọi E-mail của Lãnh đạo. Nhưng đôi khi bạn không biết phải trả lời như thế nào nên bạn chọn cách im lặng. Điều này thực sự không tốt chút nào. Dưới đây tôi đưa ra một số tình huống E-mail để bạn tham khảo cách trả lời.

Mail thông báo. Với dạng mail này bạn chỉ cần trả lời ngắn gọn, mục đích là để Lãnh đạo biết bạn đã tiếp nhận thông tin. Ví dụ: “Vâng ạ, em đã nhận được thông báo” hoặc “Vâng ạ, em đã tiếp nhận thông tin”.
Mail giao việc. Khá nhiều Lãnh đạo thích giao việc qua E-mail. Vì thế bạn cần trả lời khi nhận được công việc. Ví dụ: “Vâng ạ, em sẽ xử lý ngay” hoặc “Vâng ạ, em đã nắm được công việc”. Nếu Lãnh đạo của bạn là một người vui vẻ, trẻ trung thì bạn có thể trả lời theo cách khác, như: “Vâng thưa Sếp! Em sẽ xử lý ngay.”
Mail nhắc nhở hoặc khiển trách. Bạn hoặc đồng nghiệp vi phạm một điều gì đó bị Lãnh đạo gửi mail khiển trách tới toàn công ty? Nếu bạn là người vi phạm bạn có thể trả lời như sau: “Em rất xin lỗi vì sự việc này, em sẽ rút kinh nghiệm và không tái phạm. Em cảm ơn Sếp!”. Nhớ cảm ơn nhé! Nếu bạn không phải là người vi phạm bạn có thể chọn cách im lặng, riêng trường hợp này bạn có thể không cần trả lời nhưng hãy cố gắng tìm ra cách để phản hồi mail của Lãnh đạo.
Mail chia sẻ thông tin. Nếu Lãnh đạo gửi mail chia sẻ thông tin nào đó thì trước tiên bạn hãy cảm ơn và nếu có thể hãy nêu quan điểm của mình về thông tin Lãnh đạo chia sẻ. Ví dụ: “Em cảm ơn Sếp đã chia sẻ! Thông tin rất bổ ích, nó giúp em nhận thức rõ ràng về vấn đề này” hoặc “Em cảm ơn Sếp đã chia sẻ! Em đã đọc bài viết, thực sự nó rất hữu ích với em. Trước khi được Sếp chia sẻ em chưa nhận thức đầy đủ về việc này. Em hy vọng tiếp tục nhận được những chia sẻ quý báu như thế này từ Sếp!”. Chắc chắn Lãnh đạo sẽ rất vui khi nhận được nội dung phản hồi như thế này và giá trị của bạn trong mắt Lãnh đạo cũng khác đấy.
Bạn hãy nhớ nhé, không cần phải nịnh Lãnh đạo mà chỉ cần phản hồi kịp thời, câu chữ phù hợp. Đừng im lặng, im lặng là tự giết mình. Chỉ cần những hành động nho nhỏ như phản hồi thư của Lãnh đạo thôi nhưng sẽ tạo cho bạn một giá trị rất riêng và có nhiều cơ hội hơn trong công việc đấy.

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

• Làm thế nào để có thế rèn luyện khả năng tập trung
• Để phát triển sự nghiệp hãy biết cách lập mục tiêu cá nhân
• Vượt qua áp lực công việc bằng cách nào